Datenschutzhinweise für Mandanten

Datenschutzhinweise   (Stand: 23.05.2026)

1. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie über die Datenverarbeitung in unserer Steuerberatungskanzlei.
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist: Andreas Berleb, Steuerberater, Am Sachsenberg 2, 84164 Moosthenning, 
Tel. 0171/9875007, E-Mail: info@steuerberater-berleb.de

2. Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten:
Vor- und Nachname, Anrede, ggf. Titel; Postanschrift/en; Telefonnummer/n; ggf. Telefaxnummer/n; E-Mail-Adresse/n
für die angemessene Mandatsausführung benötigte Informationen

3. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der
Ausführung und Abwicklung des Mandatsverhältnisses einschließlich der Korrespondenz,
Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Steuerberater und
Bearbeitung im Rahmen von gegenseitigen Ansprüchen aus dem Steuerberatungsvertrag (z. B. Rechnungsstellung, Leistungs-, Vergütungs- und Haftungsansprüche usw.).

4. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung in unserer Steuerberatungskanzlei sind
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b DSGVO zur Erfüllung des Mandatsvertrages,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten, denen wir als Steuerberater unterliegen,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO, soweit die Datenverarbeitung zur Wahrung von berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten erforderlich ist; insbesondere liegt die kontinuierliche Geschäftsbeziehung zu unseren Mandanten in unserem berechtigten Interesse,
Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a DSGVO, soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben.

5. Die Übermittlung von personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur in Ihrem Auftrag und mit Ihrem Einverständnis. Wir geben personenbezogene Daten im Rahmen des Mandatsverhältnisses an folgende Empfänger weiter:
Finanzbehörden und Gerichte
Sozialversicherungsträger
Bundesanzeiger Verlag GmbH
Banken, Kreditinstitute, Versicherungen und Berufsgenossenschaften
Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentren, IT-Dienstleister, Druckdienstleister, Entsorgungsfirmen etc.), deren Dienstleistungen wir nur nutzen, soweit diese als mitwirkende Person auf die Wahrung unserer Berufsgeheimnisse gem. § 203 Abs. 3 Strafgesetzbuch verpflichtet sind
je nach Auftrag an weitere Empfänger, die wir mit Ihnen abstimmen

6. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Mandatsvertrages (z. B. Zahlungsaufträge) erforderlich oder Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO) sicherstellen.

7. Die personenbezogenen Daten werden bei uns für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. In der Regel sind dies 10 Jahre zuzüglich einer Karenzzeit von weiteren 5 Jahren, um Fälle einer möglichen Ablaufhemmung zu erfassen. Nach Ablauf von 15 Jahren prüfen wir, ob Gründe für eine weitere Aufbewahrung vorliegen.

8. Einzelne Programme / Apps / Online-Dienste

8.1 Microsoft 365 Online-Dienste   -   Anbieter: Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA
Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Schutz der Daten sicherstellt und eine unberechtigte Weitergabe an Dritte untersagt sowie eine Verschwiegenheitsverpflichtung abgeschlossen. 
Eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden. Für Datenübermittlungen in die USA hat sich der Anbieter dem EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework) angeschlossen, das auf Basis eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission die Einhaltung des europäischen Datenschutzniveaus sicherstellt.

8.1.1 Microsoft Bookings
Wir nutzen die Dienste für die Bereitstellung einer Online-Terminbuchungsfunktion.
Zum Zwecke der Terminvergabe werden gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO Vor- und Zuname sowie Mailadresse (und ggf. die Telefonnummer, sofern ein telefonischer Termin gewünscht ist) erhoben und gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einem effektiven Kundenmanagement und einer effizienten Terminverwaltung an den Anbieter übermittelt und dort für die Terminorganisation gespeichert. Nach Abhaltung des Termins bzw. nach Ablauf des vereinbarten Terminzeitraums werden Ihre Daten vom Anbieter gelöscht.

8.1.2. Microsoft Sharepoint 
Wir nutzen Microsoft SharePoint als Plattform zum Austausch von Dateien und Informationen. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung von Dateien und den Upload von mandatsbezogenen Unterlagen sowie die Zusammenarbeit an einer gemeinsamen Datei.
Verarbeitete Daten: Stammdaten (Name, Kontaktdaten), Steuer- und Mandatsdaten, Dokumente und Uploads, Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitstempel)
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mandatsverhältnisses sowie zur digitalen Zusammenarbeit, aufgrund berechtigtem Interesse oder aufgrund Einwilligung. Rechtsgrundlagen (siehe oben bei Nr 4): Art. 6 Abs. 1 lit. a, b u. f DSGVO
Speicherdauer: Im Online-Speicher werden die Daten grundsätzlich nur für die Dauer des Datenaustausches oder der Dauer der Zusammenarbeit an einer Datei gespeichert. Nicht mehr benötigte Dateien werden in regelmäßigen Zeitabständen spätestens nach 6 Monaten aus dem Online-Speicher gelöscht. Wenn Dateien aufbewahrungspflichtig sind, werden sie in den Lokalen Speicher der Kanzlei überführt.

8.1.3 Microsoft Teams
Microsoft Teams wird als Anwendung für Chats (Kurznachrichten/Datei-Austausch) sowie für Onlinebesprechungen und Videokonferenzen genutzt.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen. 
Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht. 
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ und während der Projektarbeit machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
- Angaben zum Benutzer: z.B. Anzeigename („Display name“), E-Mail-Adresse, Profilinginformationen.
- Meeting-Metadaten: z.B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, geteilte Inhalte
- Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung der „Online-Meetings“. Eine ausnahmsweise Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mandatsverhältnisses sowie zur digitalen Zusammenarbeit, aufgrund berechtigtem Interesse oder aufgrund Einwilligung. Rechtsgrundlagen (siehe oben bei Nr 4): Art. 6 Abs. 1 lit. a, b u. f DSGVO
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ und der Projektarbeit verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen im Rahmen des Mandatsverhältnisses zu verarbeiten, wie z.B. Steuererklärungen zu erstellen und diese an das Finanzamt zu übermitteln. 
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.
Speicherdauer: Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

8.2 Luckycloud / Anbieter:  luckycloud GmbH, Berlin
Luckycloud ist ein Cloud-Speicher den wir zum Austausch von Dateien (Download u. Upload) nutzen.
Mit dem Anbieter wurde ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag sowie eine Verschwiegenheitsverpflichtung abgeschlossen.
Verarbeitete Daten: Name, Vorname, Email-Adresse, Dateien und Informationen mit Mandatsbezug
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des Mandatsverhältnisses sowie zur digitalen Zusammenarbeit.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Speicherdauer: Im Online-Speicher werden die Daten grundsätzlich nur für die Dauer des Datenaustausches oder der Dauer der Zusammenarbeit an einer Datei gespeichert. Nicht mehr benötigte Dateien werden in regelmäßigen Zeitabständen spätestens nach 6 Monaten aus dem Online-Speicher gelöscht. Wenn Dateien aufbewahrungspflichtig sind, werden sie in den Lokalen Speicher der Kanzlei überführt.

9. Sie haben folgende Rechte als „betroffene Person“, deren Daten wir verarbeiten:
Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO
Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Recht auf Löschung („Vergessenwerden“) nach Art. 17 DSGVO
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Recht auf Übertragung Ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format nach Art. 20 DSGVO

Soweit wir die Verarbeitung für bestimmte Zwecke Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung durchführen, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Nach Erhalt Ihres Widerrufs werden wir die Datenverarbeitung für die Zwecke einstellen, für die Sie uns die Einwilligung erteilt haben. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Erhalt Ihres Widerrufs bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit ohne Begründung widersprechen. Um Ihr Widerspruchsrecht auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung an uns (z.B. an o.g. E-Mail-Adresse) mit der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, haben Sie das Recht zur Beschwerde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (in der Regel Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit). Die Beschwerde kann insbesondere bei der Aufsichtsbehörde eingelegt werden, die am Ort Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes zuständig ist. Am Sitz unserer Kanzlei ist folgende Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zuständig: 
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach.

10. Diese Hinweise entsprechen dem Stand: 23. Mai 2026
Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise an Änderungen in Vorschriften oder der Rechtsprechung anzupassen.